Automatisierungen ein absolutes Muss
Auch in den Maklerbüros geht der Trend naturgemäß in Richtung noch mehr Automatisierung, aber: „Hand in Hand mit einer Sensibilisierung im Umgang mit den Daten, speziell wenn es um persönliche Daten geht“, sagt Horst Demmelmayer, Geschäftsführer bei TopReal. „Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat in diesem Bereich einen Meilenstein gesetzt – den wir für unsere Makler mit unserer CRM- und Maklersoftware TopReal durch zahlreiche Automatisierungen tatsächlich effizient handelbar gemacht haben“, blickt Demmelmayer auf eines der jüngsten Kapitel der Softwareentwicklung zurück.
Tools in TopReal wickeln zum Beispiel automatisiert Zustimmungserklärungen ab, verwalten automatisiert Fristen und erinnern automatisiert an diese, per Knopfdruck werden Datenauszüge oder unkompliziert auf Verlangen physikalische Datenlöschungen durchgeführt. „Die DSGVO hat im Daily Business ihren ursprünglichen Schrecken verloren und ist heute ganz selbstverständlich in Programmabläufe integriert“, so Demmelmayer.
Aber nicht nur in der DSGVO-konformen Kundenverwaltung sieht Demmelmayer eine Kernaufgabe moderner Maklersoftware: Auch in der Kunden-Kommunikation gelte es, neue Maßstäbe zu setzen. Der Endkunde sei heute optisch verwöhnt, Wiedererkennung sei daher ein immer wichtigeres Erfolgskriterium. Das Exposé zum Beispiel sei kein formloses Datenblatt mehr, sondern eine automatisiert erstellte digitale Design-Broschüre. „Bei TopReal legen wir großen Wert auf die Gestaltungsmöglichkeiten automatisiert erstellter Exposés. Weil nicht jeder Makler mit einer eigenen Design-Agentur zusammenarbeitet, bieten wir heute auch die grafische Gestaltung in unserem Haus an“, spricht Demmelmayer die jüngste Erweiterung seines Teams an. Die Kunden würden dann nur mehr aufs Knöpfchen drücken, und TopReal erstelle im Handumdrehen das Exposé – abgestimmt auf die betreffende Objektart, mit den Kontaktdaten der richtigen Ansprechpartner – und im firmenspezifischen Design.
Für eine noch schnellere Kunden-Kommunikation lassen sich in TopReal zudem unbegrenzt viele E-Mail-Vorlagen mit vordefinierten Bausteinen und Attachments anlegen. Vollautomatisierte SMS-Erinnerungen für Besichtigungen minimieren Terminausfälle. Abwesenheitsnotizen für Anfragen, die über Immobilien-Portale ins System kommen, steigern die Kundenzufriedenheit.
Die Basis bildet bei TopReal ein umfassendes Customer-Relationship-Management mit automatisierten Kunden-Historien, speziellen VRUG / FAGG / DSGVO-Klassifikationen und automatisierten Objekt-Kunde-Matches. Schnittstellen zu Immobilien-Portalen, sowohl für den Export von Objekten als auch für den Import von Anfragen, gehören bei TopReal längst zum Standard ebenso wie die Verarbeitung multimedialer Präsentationsformen im Hinblick auf neue PropTech-Entwicklungen (Drohnenflüge, virtuelle Besichtigungen etc.).
Bei all den marketingtechnischen Bemühungen nimmt freilich auch deren Messbarkeit einen immer wichtigeren Stellenwert ein. Horst Demmelmayer: „Ohne integriertes Marketing-Reporting geht es heute nicht – so gibt TopReal zum Beispiel in übersichtlichen Dashboards Auskunft über Plattform-Performances, erstellt Anfragenstatistiken und informiert über Klickraten im Exposé-Versand.“
Softwareübergreifend
Auch die Vorteile einer softwareübergreifenden Zusammenarbeit werden zunehmend besser erkannt. Stefan Kalt, Geschäftsführung der Maklersoftware Justimmo, einer Marke der B&G Consulting & Commerce GmbH: „2020 stand ganz im Zeichen der Umsetzung des WKO & ÖVI Marktplatzes. Für den Zweck des softwareübergreifenden Datenaustausches wurden Schnittstellen geschaffen, welche die Freigabe für den Marktplatz, Gruppen oder einzelne Firmen ermöglichen.“ Neben dem Datenaustausch würden auch Vermarktungsaktivitäten protokolliert und eine vollständige Dokumentation über Softwaregrenzen hinaus ermöglicht. „Anfang Dezember startete gemeinsam mit TopReal.
