Tiefgreifender Wandel
Die stetig sich weiterentwickelnde Immobilienwirtschaft braucht heute mehr denn je Effizienz und Skalierbarkeit. „Doch trotz des zunehmenden Digitalisierungsgrads sind Immobilienverwalter Nachzügler in der Automatisierung ihrer Geschäftsabläufe", sagt Peter Schindlmeier, CEO der casavi GmbH, und zwar aus folgenden – für ihn nachvollziehbaren – Gründen: „Ein komplexes Ökosystem an unterschiedlichen Stakeholdern, die geringe Verfügbarkeit an strukturierten digitalen Daten und eine verhältnismäßig geringe interne Fachkompetenz, wenn es um den Einsatz moderner Softwaresysteme geht.“ Bei diesen Herausforderungen könne die neueste Generation an KI-Lösungen (Künstliche Intelligenz) den entscheidenden Entwicklungssprung liefern, um die Produktivität in Immobilienverwaltungen innerhalb kürzester Zeit auf ein neues Level zu heben. Hier komme zum Beispiel casavi Assist ins Spiel, die KI-gestützte Lösung der Cloud-Plattform casavi, welche neue Maßstäbe setze und die Art und Weise, wie Verwalter ihre Aufgaben angehen, revolutioniere. Schindlmeier: „Mit casavi Assist lassen sich bereits E-Mails zusammenzufassen, vordefinierte Antworten generieren oder mit dem intelligenten Anrufbeantworter Unterbrechungen während der Arbeit vermeiden.“
Automatisierungen, KI, nutzerorientierte Schnittstellen sowie strukturierte digitale Daten stünden aktuell im Fokus der Softwareentwicklung. So könne eine nahtlose Integration von Prozessen, Kommunikation und Daten auf einer Plattform ermöglicht werden, damit Immobilienverwaltungen ihre Zeit und Ressourcen optimal nutzen könnten. „Softwarelösungen wie casavi setzen auf diese Faktoren und geben Immobilienverwaltern mit casavi Assist innovative Werkzeuge an die Hand, die es ermöglichen, die Herausforderungen der Branche mit Zuversicht anzugehen“, meint Schindlmeier.
Hin zu vollintegrierten, vernetzten Systemen
Auch Norbert P. Feldinger, Geschäftsführer der npf projektentwicklung GmbH, ist überzeugt: „KI wird unsere Arbeits- und Lebenswelten nachhaltig verändern, und zwar, wie es scheint, schneller, als wir bis vor kurzem noch geglaubt haben. Mit Blick auf unser Inhouse-Produkt, der npf Immobilienverwaltungssoftware, sehe ich den Fokus auf der Implementierung eines professionellen Datenmanagements.“ Ein solches benötige eine gleichermaßen hoch gerüstete Umgebung, damit es sich entwickeln könne. Diese Umgebung bereitzustellen und die Anwender dabei bestmöglich zu unterstützen und zu begleiten – „das ist unsere Aufgabe als Systementwickler."
In der Entlastung der Anwender von Routinetätigkeiten wie Stammdatenverwaltung, Auftragsabwicklung, Zahlungsverkehr, Belegwesen, Abrechnung, Dokumentation und Archivierung habe man in den letzten Jahren bereits weitreichende Schritte zur Automatisierung gesetzt. Nun aber gehe es für die Softwareentwickler um das Management des tiefgreifenden Wandels hin zu vollintegrierten, vernetzten Systemen“, so Feldinger, denn: „Je komplexer diese Systeme werden, desto mehr werden Kooperationen in den Fokus rücken. Und je umfangreicher Systeme miteinander kommunizieren, desto mehr wird die Konfigurierung von Schnittstellen für eine optimale und sichere Datentransferierung und -verarbeitung an Bedeutung gewinnen.“
Die Softwareentwickler für Immobilienverwaltungen würden derzeit in viele Richtungen prüfen und testen, um ihre Anwender zukunftsfit zu machen, führt Feldinger weiter aus. „Dabei denken wir zum Beispiel auch an remote Zugriffe, Wahlmöglichkeiten für In-house-Datenbanken oder Cloud-Speicher, realtime Kommunikation über verschiedene Kanäle mit Stakeholdern (Mietern, Eigentümern, Lieferanten, Bauherren, Maklern, Versicherungen, Behörden usw.) und – im Lichte des momentanen Hypes um Chat-GPT – an Möglichkeiten der Einbindung punktspezifischer Suchanfragen an öffentlich zugängliche Datenbanken samt Auswertungen zu allen Themen, die für Immobilienverwalter von Interesse sein könnten.“
Automatisch generierte Buchungen
An Highlights punkto Software für Immobilienverwalter haben die Anbieter jedenfalls laufend einiges zu bieten. Michael Fritz von real data systems: „So können mit dem Programm zukünftige Änderungen bei den vorzuschreibenden Beträgen vorgemerkt werden. Beim Start einer Vorschreibung wird – wenn das Datum einer vorgemerkten Komponente erreicht ist – die Änderung durchgeführt.“ Auch werde demnächst die Möglichkeit geboten, zukünftige Bestandnehmerwechsel vorzumerken. Der Wechsel werde dann anhand des erfassten Bezugsdatums des neuen Bestandnehmers im entsprechenden Vorschreibungsmonat automatisch durchgeführt. Die Änderungen müssten bestätigt werden und es erfolge eine entsprechende Protokollierung.
Weiters können mit dem „Real Belegarchiv“ von real data systems digitalisierte Eingangsrechnungen mit Buchungen verknüpft werden. „Größere Unternehmen haben oft ihre eigenen Lösungen für die digitale Speicherung von Belegen im Einsatz. Die dort gespeicherten Informationen zu den Rechnungen können über eine Schnittstelle ins Real importiert und daraus automatisch Buchungen generiert werden“, führt Fritz aus. Die Real-Kreditorenbuchhaltung mit dem integrierten Zahlungsplan wiederum sorgt bereits seit vielen Jahren für eine hohe Automatisierung bei der Zahlung und dem Verbuchen von Rechnungen. Und nicht zuletzt kann der Immobilienverwalter mit dem Webportal „RealOnline“ seinen Klienten die Abfrage auf eine begrenzte Auswahl der in der Immobilienkanzlei verfügbaren Daten und Dokumente bieten.
Hochaktuell: Indexierung und Wertsicherung
Automatisierung und Digitalisierung in Echtzeit ein Wunschdenken? „Nein, nicht mehr“, erklärt Nora Kahlig von Conthaus: „Hochaktuell ist zurzeit die Indexierung und Wertsicherung – das macht Conthaus auf Knopfdruck. Weiters sind Bank-, Dauer- und Heizkosten-Buchungen inklusive OFP-Verwaltung vollautomatisiert. Mit Contweb, dem kanzleieigenen Webportal für Eigentümer, Mieter und Partner, werden Vorschreibungen direkt aus Conthaus hochgeladen und die digitale Einsichtnahme in die Belegsammlung als zeitgemäßes Service angeboten. So bleibt mehr Zeit für Wichtigeres.“ Der laufende Betrieb wird mit dem Aufgabenmanagement Contmanager optimal organisiert – Versicherungsfallabwicklungen, Auftragsmanagement bis hin zum Reporting – „die Kanzlei ist in Echtzeit stets am aktuellsten Stand“, betont Kahlig.
