„Einmal erfassen und vergessen“
Dank Digitalisierung lassen sich interne Prozesse einer Hausverwaltung so optimieren, dass die guten alten Ordner nach und nach ins Lager wandern können. Speichert man Dokumente sowie Informationen digital und strukturiert ab, kann jeder Berechtigte direkt und schnell auf diese zugreifen; am besten, ohne das Programm wechseln zu müssen. „Der Hausverwalter soll sich nicht mehrfach und zeitversetzt mit derselben Sache auseinandersetzen müssen. Besser ist: Einmal erfassen und vergessen“, bringt es Michael Fritz, Geschäftsführer von real data systems, auf den Punkt. „Wichtig ist auch der digitale Datenaustausch mit anderen Systemen, etwa mit denen der Banken, Gemeinden und Energiedienstleistern. Das vermeidet nicht nur Fehler, die bei einer manuellen Erfassung passieren können, sondern reduziert auch den personellen Aufwand massiv“, so Fritz weiter.
Erfolge die Rechnungslegung per automatisiertem Mailversand oder würden die Rechnungen und andere Dokumente über ein Webportal zur Verfügung gestellt, könne man sich neben Zeit Porto und Druckkosten sparen. Jedenfalls ermögliche die Software „Real für Immobilienverwaltungen“ ihren Kunden eine hochautomatisierte und einfache Abwicklung der täglichen Arbeit. So sorge beispielsweise die Real-Kreditorenbuchhaltung mit dem integrierten Zahlungsplan für eine hohe Automatisierung bei der Zahlung und dem Verbuchen von Rechnungen. Der elektronische Import von Bankkontoauszügen (camt.053) ermögliche zusätzlich die Übernahme und Verbuchung aller Transaktionen. Oder Vormerkung von zukünftigen Änderungen bei der Vorschreibung: „Mit dem Programm können zukünftige Änderungen bei den vorzuschreibenden Beträgen – bereits zum Beispiel beim Erstellen der Vorausschau – vorgemerkt werden“, erklärt Fritz. Die Anpassung erfolge dann automatisch beim Start der entsprechenden Vorschreibung.
„Insbesondere vor dem Hintergrund des anhaltenden Personalmangels auch in der Branche unserer Kunden ist es ein ebenso essentielles wie aktuelles Thema, hausverwaltungsinterne Prozesse maximal zu optimieren“, betont ebenfalls Nora Kahlig, Vorstand von Conthaus, die Notwendigkeit, sich softwaretechnisch auf den neuesten Stand zu bringen. In der Hausverwaltungssoftware Conthaus wurde schon eine Vielzahl an Features implementiert, die tagtäglich anfallende Verwaltungsaufgaben und Abrechnungen effizientest unterstützen. So bekommt der Mieter X oder der Eigentümer Y je nach vordefiniertem Wunsch seine Vorschreibungen und andere Dokumente per Mail, aufs Webportal gestellt oder per Post. Sind diese Wünsche einmal hinterlegt, kann dies automatisiert angestoßen werden.
Von einer Win-Win- zur einer Win-Win-Win-Situation
„An diesem Automatisierungstrend gilt es dranzubleiben und für die Hausverwaltungen zu analysieren, was für sie einen Mehrwert darstellt; vor allem zu schauen, was sie leicht implementieren können, um das Maximum für sich herauszuholen“, so Kahlig. Durch die Optimierung von relevanten Geschäftsprozessen gewinne die Hausverwaltung automatisch ein höheres Niveau der Kundenorientierung, sprich: „Nicht nur einen Mehrwert für sich selbst, sondern sie generiert durch die Services, die sich daraus ergeben, auch einen Mehrwert bei ihren Kunden, den Eigentümern, den Mietern, kurzum den Nutzern.“ Beispielsweise mit einem Webportal wie Contweb oder dem automatisierten Versand per Mail. Es gehe um Effizienz, und es gehe auch um (Service-)Qualität.
„Wir setzen uns gerne mit unseren Kunden zusammen und besprechen, welche Prozesse optimiert werden sollen, was mehr Effizienz und mehr Kundenorientiertheit bringt. Man bespricht dann auch, was sich leicht implementieren lässt. Denn das ist oft der Knackpunkt, weshalb wir hier mit entsprechenden Workshops für das Anwender-Team ansetzen“, erklärt Kahlig.
Alles aus einer Hand
Wobei quasi sternförmig programmiert werde: In der Mitte stehe immer Conthaus, wo die Datenbank „zu Hause“ ist, wo die ganzen Stammdaten zentral gepflegt werden. Und von dieser Software-Basis aus könne die Hausverwaltung modular, je nachdem, was für sie einen Benefit darstellt, Prozesse optimieren und Abläufe automatisieren. Etwa mit dem bereits erwähnten Webportal Contweb oder dem Contmanager-CRM und anderen zahlreichen Automatisierungs- und Digitalisierungs-Add Ons. „Wobei unser CRM-System – wie wir schon oft beobachten konnten – bei unseren Kunden die optimale Basis für jede weitere Prozessoptimierung darstellt. Ständig kommen hier neue Features hinzu.“ Ein wartungsintensiver Fleckerlteppich an Tools verschiedener Anbieter sei das Letzte, was sich Hausverwalter wünschten. „Daher genießen unsere Kunden das Prinzip ,Alles aus einer Hand’: von einem Daten-Pool aus sämtliche unserer Tools nutzen.“ Und: „Ein Trend, den wir als Spezialisten für Hausverwaltungssoftware auch sehr verfolgen, sind Schnittstellen, die wir selbstverständlich ebenso zur Verfügung stellen. Wir haben bereits eine Vielzahl an wertvollen Partnerschaften begründen können. So wird aus einer Win-Win- eine Win-Win-Win-Situation“, meint Kahlig.
Auch die Igel Software GmbH verbessert laufend ihr Asset & Workflow Management-Tool, das die Darstellung und Abfrage der Daten sowie Abbildung und Verfolgung der Geschäftsprozesse webbasierend ermöglicht: „Da die Datenbasis – und das ist ein entscheidender Punkt – ident mit jener unserer Finanzbuchhaltungs- und Hausverwaltungs-Applikation ist, kommt es zu keinen Verarbeitungsdifferenzen.“ Das erlaube eine nahtlose Interaktion ohne die Notwendigkeit manueller Zwischenschritte. Um eine darüberhinausgehende Prozessoptimierung zu ermöglichen, integriere man laufend in der Branche zur Anwendung kommende Drittsoftware mit dem Ziel, eine tatsächlich stufenlose Digitalisierung zu erlangen. „Das verbessert die Arbeitsproduktivität unserer Kunden und hilft ihnen bei der Erreichung ihrer Unternehmensziele“, erklärt die Igel-Geschäftsführung.
