Digital verwaltet

Viele Hausverwalter haben natürlich schon vor Corona digitale Lösungen für ihre Arbeit voll ausgeschöpft. Andere aber, die sich in der Sachbearbeitung routinemäßig noch analog mit Notizzetteln oder gegenseitigem Zurufen beholfen hätten, seien plötzlich draufgekommen, dass diese Alltagsroutine nicht mehr funktioniere, wenn die Mitarbeiter nicht mehr im Büro nebeneinander sitzen könnten, und hätten erst dadurch gemeinsame digitale Tools, die dezentrales Arbeiten ermöglichten, mehr zu schätzen und zu nutzen gelernt, erklärt Peter Schindlmeier, Geschäftsführer der Casavi GmbH. Dementsprechend habe sich die Anzahl der verwaltungsintern erzeugten Vorgangsbearbeitungs-Tickets von Casavi im Vergleich zu den Vormonaten verdoppelt. Es werde jetzt also viel mehr mit einer strukturierten Vorgangsmanagement-Lösung gearbeitet als noch vor Corona. Und: „An der Kennzahl, wie viele Mieter und Wohnungseigentümer sich für unseren Kommunikationskanal interessieren, den ihnen der Verwalter über unsere entsprechende Service-App anbietet, konnten wir sehen, dass die entsprechenden Registrierungen sich in den vergangenen Wochen verdreifacht haben“, sagt Schindlmeier und erklärt auch, warum: Zum einen, weil die Verwalter die Mieter und Wohnungseigentümer vermehrt zur Nutzung dieser Plattform eingeladen hätten, aber auch, weil jene, die schon eingeladen waren, aufgrund dessen, dass die herkömmliche Kommunikation pandemie-bedingt teilweise nur sehr eingeschränkt möglich gewesen sei, noch aktiver als bisher diesen digitalen Kommunikationskanal genutzt hätten.

Homeoffice könnte sich etablieren

„Über die rund 550 Kunden, die wir in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit unserer digitalen Kommunikations- und Service-Plattform für Immobilienverwalter betreuen und die ihrerseits rund eine Million Wohneinheiten verwalten, ist jedenfalls erkennbar, dass die Nutzungsrate dieser Lösung eindeutig nach oben gegangen ist – je nach Funktionsbereich eben um das Doppelte bis Dreifache“, so Schindlmeier. Das erwähnte Vorgangs- bzw. Ticketmanagement von Casavi sei in der jetzigen Zeit der Pandemie insofern von großem Vorteil, als man innerhalb einer Hausverwaltung zu bearbeitende Vorgänge eben auch per Homeoffice erledigen könne – sprich: Eine Cloud-Lösung biete hier einen deutlichen Vorteil, da ein Verwaltungsmitarbeiter sich nicht irgendwie über ein VPN (Virtual Private Network) einwählen müsse, sondern zu Hause über sein Tablet oder seinen Rechner den Browser aufmachen, auf das Vorgangsmanagement des Arbeitgebers zugreifen und so arbeiten könne, als säße er im Büro. Und das hätten die Kunden sehr stark genutzt, um auch dann weiter betriebsfähig zu bleiben, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sein könnten.

Und was wird bleiben von diesem digitalen Schub? „Wie bei den Videokonferenzen, wo man nach Corona auch nicht wieder auf das herkömmliche Kommunikationsniveau zurückgehen wird, werden sich auch gewisse digitale Arbeitsabläufe einer Hausverwaltung dauerhaft festsetzen“, ist Schindlmeier überzeugt.

Cloud-basierende Dokumentationslösung

Einen speziellen Bereich deckt auch die Housebook GmbH ab – mit ihrer Cloud-basierenden Dokumentationslösung, wo alle Vorgänge einer Immobilie auch schon vor dem Verwaltungsbeginn, also bereits bei der Errichtung, in Bild, Schrift und Form dokumentiert und festgehalten werden. Für die Immobilienverwaltung an sich informiert das System dann die Beteiligten über rechtzeitig einzuhaltende Procedere wie wiederkehrende Überprüfungen und sonstige Wartungen sowie über die Verteilung der Aufgaben und darüber, wie diese abgearbeitet werden – täglich, wöchentlich, monatlich oder wie auch immer. „Zum Beispiel die jährliche TÜV-Überprüfung eines Garagentores, oder der Tausch eines Filters einer Lüftungsanlage; auch Brandschutz ist in diesem Zusammenhang ein großes Thema“, erklärt Geschäftsführer Christian Schniersmeyer. Housebook sei so flexibel gestaltbar, dass man alle diese Punkte so aufnehmen und miteinander verknüpfen könne, dass sich alle Beteiligten optimal koordinieren ließen – vom Feuerlöscher-Überprüfer über den TÜV, der die Garagentore überprüfe, bis hin zur wöchentlichen oder 14-tägigen Reinigung.

Jedenfalls hat auch Schniersmeyer erhöhte Zahlen des Zugriffs auf digitale Lösungen festgestellt: „Unser Angebot betreffend, brachte die pandemie-bedingte Krisensituation insofern eine erhöhte Nachfrage mit sich, als es lange Zeit das Kontaktverbot gab und Housebook eben ein Medium ist, das kontaktlos den Austausch von Informationen ermöglicht – von der Information bis zur Reparatur und der entsprechenden Rückmeldung, dass gewisse Dinge erledigt sind.“

Unabhängig von Zeit und Ort

Bei Idwell wiederum handelt es sich um eine mobile CRM-Software für den Austausch zwischen der Hausverwaltung, Mietern, Eigentümern und Dienstleistern. Die Software ist zusätzlich an eine Kunden-App gekoppelt, über die Kunden Schadensmeldungen einreichen, Dokumente abrufen und Nachrichten am Schwarzen Brett einsehen können. „Hochrangige Immobilienunternehmen arbeiten bereits äußerst erfolgreich mit unserer Lösung, die der Immobilienverwaltung viel Zeit und Geld spart“, sagt Geschäftsführer Alexander Roth. Stellt auch er einen pandemie-bedingten digitalen Schub fest? „Ja, das liegt ganz klar auf der Hand. Viele Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken und laufen nun Gefahr, die Kontrolle über das Vorgangsmanagement zu verlieren.“ Selbst die Abfrage von Dateien werde außerhalb der Büroräumlichkeiten zur Herausforderung. „Aber mit unserer Cloud-Lösung werden viele dieser Probleme unabhängig von Zeit und Ort gelöst – unsere Aufzeichnungen weisen außerdem eine fünffach höhere Nutzungsrate der Idwell Apps auf, denn unsere Lösung liefert schnelle Antworten und kann Routineprozesse rasch abwickeln“, so Roth, der Idwell mit einem Online-Banking-Tool für Themen rund um die Immobilie vergleicht: „Der Kunde hat die Möglichkeit, sich selbst zu servicieren und rasch Antworten auf seine Fragen zu erhalten.“ Auch das „Nachbarschaftsnetzwerk“ trage dazu bei, dass die Hausverwaltung nicht mehr als Streitschlichter herhalten müsse. Ein Immobilienunternehmen spare dabei mindestens ein Drittel seines herkömmlichen Kommunikationsaufwands ein. „Zusätzlich“, so Roth, „bilden wir hinter jedem Schadensfall Prozesse und Korrespondenzenzvorlagen ab, sodass der Aufzugsdienstleister automatisch nach Einmeldung eines Schadens verständigt werden kann.“

Auch dezentralisiert komfortabel arbeiten

„Corona hat die Welt verändert, aber vorbereitet sein ist alles“, bringt es Nora Kahlig, bei Contakt-EDV zuständig für den Bereich Digital Innovation, auf einen krisenfesten Punkt. „Unser Conthaus-System ist dafür konzipiert, auch dezentralisiert komfortabel arbeiten zu können und digital Eigentümern sowie Mietern den besten Service zu bieten – 24/7, jedoch ohne Mehraufwand“, so Kahlig.

In den letzten Wochen habe man besonders viele „Umsteiger-Neukunden“ in der Conthaus-Familie willkommen heißen dürfen, die nun Corona-sicher arbeiten und uneingeschränkt ihre Dienste anbieten könnten. „Bisher waren unsere digitalen Lösungen einfach zeitsparend und praktisch, aber nun sind sie über Nacht unentbehrlich geworden“, erklärt die Expertin für Digital Innovation. „Eine moderne Hausverwaltung bietet ihre Leistungen und freigegebenen Dokumente als digitale Bibliothek an. Eigentümer und Nutzer erhalten – in Echtzeit und verschlüsselt – Vorschreibung, Abrechnung, Belege zur Einsichtnahme und den aktuellen Kontostand jederzeit und auch mobil.“

Sicheres Arbeiten von überall aus sei jedenfalls oberste Priorität geworden – „unsere digitalen Lösungen sparen zudem viel Zeit und Geld“, betont Kahlig.