Zeit für das Wesentliche

Es geht um Zeit, nicht für Spielereien oder aufwändige Prozess­abläufe, sondern Zeit für’s Wesentliche, für’s Verkaufen. Genau hier hakt man in den Software-Schmieden ein und versucht, dem modernen Makler mit entsprechender IT-Unterstützung die erforderliche Effizienz zu ermöglichen.

Manfred Kubicek, Geschäftsführer der Solutiongroup Softwaretechnologie GmbH, Entwickler der Online-Immobiliensoftware Immformer und selber auch Makler, betont denn auch, „sehr großen Wert auf Effizienz“ zu legen. Dazu gehören unter anderem verschiedene Automatismen, zum Beispiel die Möglichkeit, Anfragen von Interessenten in einen Rückkanal direkt ins System einzuspeisen. Wenn es den Interessenten schon gibt, wird dieser Such- bzw. Informationswunsch diesem Interessenten zugewiesen, wenn es ihn noch nicht gibt, wird er automatisiert angelegt, und der Makler kann Angebote senden. „Das heißt, hier ist ein Automatismus gegeben, wodurch die Anfragen direkt vom System kommen, sodass der Makler im Prinzip keinen Medienbruch hat. Er müsste sonst alles noch ins E-Mail-Programm übertragen, erklärt Kubicek.

Ein Offert genauso schnell verschicken wie zwanzig

Ist eine Anfrage ein „Treffer“, das heißt, trifft der Suchwunsch des Kunden auf ein oder mehrere passende Objekte, wird er automatisch diesen zugewiesen. Zu diesen Objekten können noch Zusatzinformationen eingeblendet werden, die weiter Aufschluss geben, ob sie tatsächlich dem entsprechen, was der Kunde möchte. Nach der entsprechenden Objektauswahl kann gleich ein Angebot erstellt werden, wozu aus verschiedenen vorher eingegebenen Texten und Gestaltungsoptionen das Passende herausgesucht werden kann. „Und wenn ich dann, nachdem alles fixiert ist, Angebote verschicke, ist dazu nur noch ein Knopfdruck nötig, schließlich muss es schnell gehen“, so Kubicek, „und man kann ein einziges Offert genauso schnell verschicken wie 20.“ Systemintegriert besteht auch die Möglichkeit, das Offert mit einer entsprechenden Begleit-E-Mail zu unterstützen. Für den Idealfall, dass es zu einem Termin kommt, ist die Adresse bereits ins System übernommen, und der abgespeicherte Termin landet im interaktiven Kalender, wo alle wichtigen Teilnehmer vermerkt sind. Eine entsprechende Terminverständigung kann von der Oberfläche weg mittels E-Mail an den Kunden verschickt werden. „Man kann es aber auch ganz einfach ins Outlook exportieren, und schon funktioniert es auch auf einem Smartphone oder Tablet“, ergänzt ­Kubicek.

Direkte Online-Präsentation am Bildschirm des Kunden

Eine besonders interessante Möglichkeit mit Immformer ist die direkte Online-Präsentation von Immobilien – bis hin zum Einblenden des Energieausweises oder eines Grundrisses. Der Makler bekommt dabei unmittelbar bestätigt, dass das, was er dem Interessenten zur Ansicht einblendet, auf dessen Bildschirm auch erscheint. Das Ganze funktioniert über eine individuell zugeteilte Kommunikationsnummer auf „zeigher.com“. „Das Besondere an dieser Variante, online Objekte zu präsentieren, ist, dass der Makler dem Interessenten auch Objekte zeigen kann, die sonst nirgendwo im Internet zu finden sind, unter anderem auch solche, die schon gelöscht sind“, ergänzt Kubicek. Entwickelt wurde diese Präsentationsform ursprünglich für eine Bank, die so mit Mitarbeitern in einem Konferenzgespräch Objekte abgleichen wollte. Theoretisch könnte der Makler auf diese Weise auch Objekte von Kollegen präsentieren, zumal das System grundsätzlich als Börse-System konzipiert ist und so auch mit anderen Maklern zusammengearbeitet werden kann. „Es kann hier also“, so Kubicek, „auf einer sehr weit gefächerten Kooperationslinie gearbeitet werden.“ Die Immformer Software kann auch überall mobil genutzt werden, dieses Online-Präsentationssystem funktioniert also genauso auch am Tablet oder am Smartphone.

Optimale Verwaltung und Pflege der Kundendaten

Größtmögliche Effizienz bei der täglichen Arbeit des Immobilienmaklers, von der Objekterfassung, der Online-Insertion, der Angebotslegung und der Kundenpflege bis zum erfolgreichen Abschluss inklusive der Rechnungslegung mit Mahnwesen – das ist auch die Devise im Hause der Demmelmayer & Partner KG mit ihrer CRM- und Maklersoftware TopREAL. Diverse Auswertungen zur Nachweisführung unterstützen den Makler auch bei der Durchsetzung von Provisionsansprüchen. „Hervorzuheben sind unter anderem Funktionen zur optimalen Verwaltung und Pflege der Kundendaten wie zum Beispiel Terminüberwachungen, konfigurierbare Dublettenprüfungen, Kategorisierungen sowie die Möglichkeit zur rechtlich abgesicherten Angebotslegung (Stichwort VRUG)“, führt Gesellschafter und Geschäftsführer Horst Demmelmayer aus. Das Terminmanagement unterstützt den Makler bei Besichtigungsterminen, Angebotsnachfragen und Vertragsterminen. Automatische Wiedervorlagen sowie die Outlook-Synchronisation mit der damit verbundenen Synchronisation von mobilen Endgeräten sind ebenso im System integriert.

Das effiziente Bildertool bietet unter anderem eine Bildoptimierung für Plattformen und Websites, automatisches Einfügen von Logos, Werkzeuge für die Bildbearbeitung und eine Bildrotation auf Plattformen bei Bauträgerobjekten mit vielen Einheiten. „Die Flexibilität in der Erstellung von Exposés in TopREAL – von einfachen PDFs bis hin zu komplexen Angebotsunterlagen – bietet für alle Bereiche optimale Lösungen und vereinfacht das kundenorientierte Erstellen von Angeboten“, so Demmelmayer.

Optimiertes Online-Tool für Mobile Devices

Die vollautomatische Insertion auf Plattformen mit Überwachungsfunktion bietet eine beinahe minutenschnelle Aktualisierung der Objektdaten auf Plattformen oder Websites (nur bei Plattformen, die diese Funktion unterstützen). Über das Multilingual-Paket unterstützt TopREAL auch mehrsprachige Websites. Die Software ermöglicht den automatischen Import von Anfragen diverser Plattformen über das Dashboard direkt in die Top­REAL-Datenbank. Der User sieht sofort, ob der Kontakt bereits in der Datenbank existiert und kann die Anfrage mit wenigen Klicks sofort beantworten. Anfragen von Plattformen, die den automatischen Anfrage-Import nicht unterstützen, können einfach manuell (halbautomatisch) importiert und bearbeitet werden.

In Kürze startet TopREAL mobile, ein für Smartphone und Tablets optimiertes online-Tool, das in Zusammenarbeit mit den Kunden entwickelt wurde und den Zugriff auf aktuelle Objekt- und Interessentendaten, Termine, Bilder und Angebotsunterlagen ermöglicht. Die Funktionalität von TopREAL mobile basiert auf den speziellen Anforderungen der User und bietet unter anderem das Hinzufügen von Bildern, online-Stellen von Objekten auf Plattformen und der eigenen Homepage, Speichern von Aktivitäten, Eintragen von Besichtigungsterminen sowie Versand von Angeboten direkt vom Smartphone oder Tablet. Das erweiterte Dashboard bringt Informationen in übersichtlicher Form auf die Oberfläche wie zum Beispiel die Überwachung von Online-Insertionen, datenbankübergreifende Schnellsuchen und Aufgabenlisten.

Zunehmend erweiterter Funktionsumfang

„Dadurch, dass wir schon sehr lange und mit einem großen Team im Bereich Software für Immobilienmakler tätig sind, bieten wir mit der komplett webbasierten Software onOffice dem Anwender in vielen Bereichen besonders viel Flexibilität“, sagt ­Stefan Mantl, Geschäftsführer der onOffice Software GmbH, Wiener Niederlassung der 2001 in Aachen (D) gegründeten onOffice Software AG. Heißt: „Der Makler kann sich das Programm besonders stark so einrichten, wie es für ihn und seine Geschäftsprozesse notwendig ist und einen sehr großen Funktionsumfang nutzen, bis hin zum integrierten Kalender, zur integrierten E-Mail-Verwaltung, zum integrierten Rechnungsmodul und zu einer Mitarbeiter-Arbeitszeiterfassung.“ Besonders hochgradig automatisiert sind immer gleich ablaufende Arbeitsprozesse. Auf eine Anfrage eines Interessenten über eine Immobilienplattform wird automatisch eine E-Mail verschickt, geht automatisch eine Aufgabe beim Verkaufsberater auf, kann automatisch nach vielleicht ein paar Wochen noch einmal eine Rückfrage-E-Mail kommen oder wird automatisch nach einer Entscheidung gefragt. Man weiß auch genau, wo man Termine oder E-Mails findet – entweder bei der Immobilie, beim Interessenten oder beim Abgeber. Man muss nicht ins Outlook wechseln und nach E-Mails suchen.

„Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal von onOffice ist unsere App“, so Mantl: „Wir haben ein eigenes E-Mail-Programm auch innerhalb der App integriert, mit dem Vorteil, dass man vom Smartphone aus mit einem Klick eine Portalanfrage beantworten kann, inklusive Exposé.“ Man könne auch direkt über die App die Termine sehr gut nachbereiten, fast der komplette Funktionsumfang einer Maklersoftware lasse sich auch über die App steuern. Sogar unterschreiben lassen könne man über die App, beispielsweise einen Abgeberauftrag, einen Besichtigungsnachweis oder ein Wohnungsübergabeprotokoll.

Abgeber immer bestens informiert

Weiters weist Mantl auf das „sehr interessante“ Zusammenspiel zwischen Internetseite und der CRM-Software hin beziehungsweise wie man das mit der Internetseite verbinden könne: Einer der onOffice-Kunden, ein Investment-Unternehmen, hinterlege zum Beispiel in seinem CRM für die Investoren gewisse Pläne und vergebe über die Software individuelle Logins zur Webseite, wo der Investor dann die ganzen Excel-Berechnungen einsehen könne. Oder auch: „Wenn der Abgeber eingibt, welche Immobilie er wo verkaufen will, und die Adressen im CRM wirklich gepflegt werden, kann man öffentlich auf der Internetseite sehen, wie viel Suchinteressenten man für welche Immobilie gespeichert hat, natürlich ohne Namen und Kontaktdaten.“ Als ein weiteres Instrument, um einen Abnehmer für den Maklerauftrag zu gewinnen, könne man auch auf der Internetseite dem Abgeber ein Login zur Verfügung stellen, „damit dieser genau sieht, wie viele E-Mails sein Makler geschrieben hat, wie viele Besichtigungen durchgeführt wurden und was wie vielen Leuten bei der Besichtigung gefallen hat und was nicht.“ Auf diese Weise sei der Abgeber, wenn man das möchte, immer bestens informiert.

Entscheidender Wettbewerbsvorteil

Für Mantl liegt auf der Hand: Wenn der Makler sich mit besonders guten Exposés, mit besonders schnellen Reaktions- und Antwortzeiten über die App und mit einer starken Transparenz gegenüber den Mitbewerbern abheben könne, wenn er also im Internet und mit seiner Software gut aufgestellt sei, werde er auch mehr Aufträge bekommen als andere.

Zum Beispiel auch mit dem onOffice-Modul „Prozessmanager“ für die Strukturierung der Unternehmensabläufe: Damit, erklärt Mantl, schaffe man einen einheitlichen Qualitätsstandard. Denn es sei ein weiteres Argument gegenüber dem Immobilienabgeber, wenn ihm der Makler für den Fall, dass er den Auftrag bekomme, den ganzen Ablauf in einzelnen konkreten Schritte versprechen könne, wie: „Alle Interessenten in der Datenbank anschreiben, die ersten sieben Tage bekommen es nur die vorgemerkten Interessenten, am achten Tag wird es auf die Immobilienplattformen gestellt, innerhalb von 24 Stunden wird jede Anfrage beantwortet, an einem bestimmten Tag wird ein Open House zur Besichtigung durchgeführt, vielleicht auch mit Kuchen, der Termin wird auf der Internetseite veröffentlicht, jeder Interessent, der kommen will, muss sich über die Internetseite anmelden, ist damit automatisch auch in der Software erfasst und bekommt automatisch eine Terminbestätigung zugeschickt.“

Kurzum: Mantl ist überzeugt: „Je strukturierter und professioneller der Makler arbeitet und das Ganze IT-unterstützt, umso größer ist sein Wettbewerbsvorteil.“